Reorganisation erfolgreich gestalten

Reorganisation erfolgreich gestalten – das ist ein häufiger Auftrag im Change-Management. «Was ist für die Einführung einer Neustruktur am wichtigsten?» lautete die Blitzlichtumfrage zum Thema Reorganisation auf unserer Homepage. Auch dieses Mal ist spannend, was das Meinungsbild zeigt. Reorganisationen gehören für mich zu den häufigsten Auslösern von Change-Management-Projekten. Ich gehe davon aus, dass die Website-User, die an der Umfrage teilgenommen haben, Erfahrung mit Reorganisationen haben.

Organisationsstrukturen werden relativ häufig verändert. Weil Unternehmen wachsen, internationalisieren, schrumpfen, andere Unternehmen kaufen oder selbst verkauft werden. Weil neue Manager neue Strategien einführen, Prozesse effizienter werden sollen oder Personal abgebaut wird. Weil mehr Transparenz und bessere Steuerbarkeit angestrebt werden, mehr bereichsübergreifende Zusammenarbeit stattfinden soll, bessere Rahmenbedingungen für Innovation nötig sind oder man agiler auf Marktveränderungen reagieren können will.

Ein Organisationsdesign zu definieren, das Strategie und Geschäftsmodell unterstützt, ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Die Geschäftsleitung muss zunächst eine klare Vision haben, wie das Unternehmen sich künftig in Markt und Wettbewerb positionieren soll und welche Veränderungen an Strukturen, Prozessen, Kompetenzen und Ressourcen nötig sind.

Und dann irgendwann sind sie da, die von Hand gezeichneten Chäschtli auf Papier und die Organigramme in PowerPoint. Idealerweise sind das dann nicht um Namen herum gezeichnete Strukturen, sondern eine nach dem alten Grundsatz «structure follows strategy» entworfene Aufbauorganisation. Und dann geht es los. Dann beginnt die Reorganisation, der Umzug von der alten in die neue Struktur.

Erfolgreich abgeschlossen ist eine Reorganisation dann, wenn alle Mitarbeitenden in ihrer alten oder neuen Organisationseinheit im Sinne der Strategie arbeiten und zusammenarbeiten: wenn die sogenannten «Use cases», also Vorgänge der Leistungserbringung und andere Geschäftsprozesse, effizient und mit dem gewünschten Ergebnis durch die Organisation laufen. Es geht nicht darum, in einer neuen Organisationseinheit zu sein, sondern strategiekonform produktiv zu sein.

Was es braucht, damit das klappt? Mehr als ein Drittel der Teilnehmenden an der kleinen Umfrage meinen, es komme vor allem darauf an, dass die Vorteile der Neustruktur klar seine. Ja, das entspricht auch meiner Erfahrung. Wenn eine Reorganisation in der Wahrnehmung der Mitarbeitenden nicht mehr ist als einfach nur schon wieder eine Restrukturierung, dann passiert dadurch auch nicht viel, was das Unternehmen besser macht. Sind die Vorteile klar, dann ist die Strategie verstanden, dann können Mitarbeitende im Sinne der Strategie handeln und die Struktur mit Leben erfüllen.

Ein Viertel der Umfrageklicks fanden bei einer Reorganisation die Begleitung der betroffenen Mitarbeitenden am wichtigsten. Das hat viel mit Führung und Kommunikation zu tun. Dabei kommt es auf Ehrlichkeit und klare Aussagen an. Verlieren Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz oder müssen sie sich mit anderen Aufgaben anfreunden oder mit einem neuen Vorgesetzten umgehen, so muss erklärt werden, dass und warum das so ist, dass es unumkehrbar ist und wie sie beim Übergang in die neue Situation unterstützt werden.

Reorganisationen fressen Energie. Motivierend ist, wenn die neue Struktur funktioniert. Also braucht’s einen klar definierten Termin, ab dem die Altstruktur nicht mehr und nur noch die Neustruktur gilt. Nur 14% der Umfrageteilnehmenden haben angeklickt, dass es darauf ankommt, dass dieser Zeitpunkt der vollständigen Umstellung klar ist. Gleichzeitig sind 14% nicht wenig, denn das bedeutet auch, dass es die Erfahrung gibt, dass es diese Klarheit im Übergang oft genug nicht gibt.

Funktionierende Prozesse sind in Summe für 35% der Umfrageteilnehmenden am wichtigsten für den erfolgreichen Verlauf einer Reorganisation. Davon rücken 20% die Übergabeprozesse in den Fokus und 15% die sorgfältige Einführung der Ablauforganisation, also der Prozesse in der Neuorganisation.

Spannend, wie so oft bei diesen Blitzumfragen auf der Homepage von CambiaLINE, mit welcher Gewichtung diese allesamt wichtigen Aspekte des Veränderungsmanagements bei Reorganisationen «gerankt» werden. Und auch neben den genannten Punkten gibt es so viele gute Ideen und bewährte Vorgehensweisen, wie Sie Ihren Mitarbeitenden den Schritt in eine neue Struktur erleichtern und als Unternehmen im Sinne Ihrer Strategie lieferfähig werden können. Ein paar Ideen finden Sie auf dieser Website.

Falls Sie Inspiration oder Unterstützung bei der Planung und Durchführung einer Reorganisation benötigen… bitte gerne bei mir melden.

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