Mitarbeiter-Veranstaltung zur IT-Strategie einer Bank

Die Überprüfung, Weiterentwicklung und Umsetzung der IT-Strategie ist für Banken ein entscheidender Erfolgsfaktor, um die Chancen der Digitalisierung für die Zukunftsfähigkeit des eigenen Geschäftsmodells zu nutzen. Doch Strategien entfalten ihre Wirkung erst dann, wenn sie in der Organisation verstanden und gelebt werden.

Ein wirkungsvolles Format, um die Umsetzung einer IT-Strategie zu starten, ist eine Großgruppen-Veranstaltung, die alle Mitarbeitenden und Führungskräfte der IT-Abteilung einbindet.

Klassische Formate wie Präsentationen oder Rundmails können Inhalte bereitstellen, nicht aber die aktive Auseinandersetzung damit unterstützen. Eine interaktive Großgruppen-Veranstaltung dagegen kann ein vertieftes Verständnis der Inhalte bewirken und die Betroffenen zu Beteiligten machen, denn sie

• vermittelt die Strategie im Dialog,
• zeigt auf, wie und was Einzelne beitragen können,
• fördert Motivation und Identifikation,
• ermöglicht direkte Beteiligung,
• legt den Grundstein für konkrete Umsetzungsschritte.

Diese Aspekte tragen dazu bei, dass die Mitglieder der IT ein gemeinsames Selbstverständnis entwickeln, was (neue) Tätigkeiten und Aufgaben, aber auch die eigene Rolle und die Zusammenarbeit mit internen Kunden angeht.

Für eine IT-Abteilung gilt dasselbe wie für alle internen Service-Abteilungen: Nicht immer können sie die eigene Fachlichkeit entfalten, denn das Business stellt oft sehr konkrete Anforderungen und erwartet mehr Ausführung als Beratung. Anders gesagt: oft bestimmt nicht die Fachperson über die Lösung, sondern der Auftraggeber. Ob diesen dann wiederum die Qualität der Lösung längerfristig zufrieden macht, ist eine andere Frage.

Die Bereichsstrategie einer Service-Einheit kann also nur dann erfolgreich umgesetzt werden, wenn auch die internen Kunden in die Veränderung einbezogen werden.

Ein IT-Bereichsleiter einer Bank entschied sich, die neue IT-Strategie nicht nur zu präsentieren, sondern gemeinsam mit allen Mitarbeitenden des Fachbereichs zu vertiefen. Die Ziele: Vermitteln, Beteiligen und Verankern.

Die Veranstaltung stellte die Inhalte der Bereichsstrategie in den Mittelpunkt und bot unterschiedliche Möglichkeiten, diese Inhalte zu diskutieren, Ideen einzubringen, Fragen zu klären und auf diese Weise vorbereitet in die Umsetzungsphase zu gehen.

Entsprechend war der Ablauf der Veranstaltung:

1. Rückenwind vom Vorstand zum Auftakt: Das Vorstandsmitglied, das für die IT verantwortlich zeichnet, eröffnete die Veranstaltung auf wertschätzende Weise und vermittelte aus geschäftsstrategischer Sicht deutliche Unterstützung für die (Neu-)Ausrichtung und Umsetzung der entsprechenden Projekte.
2. Orientierung durch die IT-Bereichsleitung: Der Bereichsleiter präsentierte die Bereichsstrategie auf nachvollziehbare, strukturierte Weise. Prioritäten und operative Handlungsfelder wurden von der Geschäftsstrategie abgeleitet, so dass auch die Sinnhaftigkeit der definierten Umsetzungsaktivitäten klar wurde.
3. Gelegenheit für Diskussion und Dialog an Infoständen: Die Führungskräfte übernahmen die Rolle von Hosts und standen an sogenannten «Marktständen» zu den verschiedenen Schwerpunkten der Bereichsstrategie Rede und Antwort. Die Mit Mitarbeitenden konnten ihre Gedanken einbringen und Chancen, Herausforderungen und Umsetzungsschritte diskutieren.
4. Bewusstsein für die eigene Transformation: Die Mitarbeitenden diskutierten, inwiefern die Umsetzung der neuen Strategie auch einen anderen Modus der Zusammenarbeit und ein verändertes Rollen- bzw. Selbstverständnis erfordert. Die Diskussion war nach Merkmalen des strategischen Zielbilds strukturiert, so dass für alle klarer wurde, was es denn konkret bedeutet, z.B. Business-Partner für die Fachbereiche zu sein.
5. Abschluss durch das Führungsteam: Der Bereichsleiter und seine Abteilungsleiter beendeten die Veranstaltung, indem sie zusammenfassten, welche To-Do’s sie aus der Veranstaltung mitnehmen. Sie demonstrierten auf diese Weise, dass sie ihren Mitarbeitenden genau zugehört hatten und entschlossen sind, Anregungen aufzugreifen und daraus konkrete Umsetzungsaktivitäten machen und zwar schon in den nächsten Tagen nach dem Workshop.

Meine Workshops sind immer auf die spezifischen Ziele und Anforderungen meiner Kunden zugeschnitten. Natürlich habe ich bewährte Methoden und Formate in meinem Werkzeugkoffer, die zu Bausteinen einer Workshop-Dramaturgie werden können. Aber der rote Faden ist immer individuell und immer das Ergebnis einer guten Vorbereitung und Abstimmung mit meinen Kund:innen.

Darüber hinaus sind die folgenden Punkte wichtig:

• Klare Botschaften und ein gewinnender Auftritt der verantwortlichen Führungskräfte, der bei den Teilnehmenden den Eindruck von Glaubwürdigkeit und Vertrauenswürdigkeit hinterlässt
• Insgesamt guter Content, wie z.B. durchdachte und sauber formatierte Folien, welche die Wichtigkeit der Inhalte und konzeptionelle Klarheit der verantwortlichen Führungskräfte vermitteln
• Eine vertiefte gedankliche Vorbereitung und Abgestimmtheit aller Akteure und Akteurinnen, denn Improvisation, freie Rede und zueinander passende Beiträge funktionieren dann am besten, wenn die eigene und die gemeinsame Storyline klar sind
• Partizipative Methoden (wie in diesem Beispiel die Marktstände) die den Diskutierenden helfen, ihren Gedankenaustausch zu strukturieren und zügig zu konkreten Ergebnissen zu gelangen
• Sorgfältige Logistik, vor allem geeignete Räume, funktionierende Technik, Materialien und eine Raumgestaltung, die zu einer auf Interaktion ausgelegten Veranstaltung passen
• Externe Moderation, insbesondere bei Grossgruppenveranstaltungen, sorgt dafür, dass sich die Führungskräfte nicht um die Prozessführung kümmern müssen, sondern ganz auf die inhaltliche Diskussion und die Menschen, ihre Individualität, Reaktionen und Bedürfnisse
• Nachhaltigkeit und Verbindlichkeit mit Blick auf die Verwertung von Ergebnissen, Anregungen und Ideen im Arbeitsalltag, idealerweise beginnend in den Folgetagen

Vielleicht das wichtigste Ergebnis der Veranstaltung war die gemeinsame Emotion zur Sache. Insgesamt war Zuversicht im Raum, dass die Umsetzung der Strategie zu schaffen ist, dass damit Chancen für das Team und die Einzelpersonen im Team verbunden sind und dass die Arbeit auch Spass machen kann.

Die positive Motivation stellt sich aus meiner Erfahrung dann ein, wenn auch Raum für gemischte Gefühle ist. Entscheidend dafür ist, dass die Teilnehmenden ebenso wie die verantwortlichen Führungskräfte auch ihre Bedenken und Unsicherheiten formulieren können, dass alle sich gehört fühlen und auch kontroverse Diskussionen stattfinden dürfen. So wird eine Mitarbeiterveranstaltung zum Erlebnis einer Qualität von Zusammenarbeit, mit der ein Team auch Herausforderungen und Veränderungen meistern und nachhaltig erfolgreich sein kann.